Информация о работе администрации города Орла по формированию и содержанию муниципального архива

Муниципальный архив города Орла был создан в 2001 году. Он внесен в реестр муниципальных архивов Российской Федерации. Ежегодно в муниципальный архив поступает более двух тысяч обращений от граждан и юридических лиц.

На 01 декабря 2024 года на учете в архиве хранятся 28294 дела - это более 8 млн. документов. В их состав входит 23547 единиц хранения (около 7 млн. документов) по личному составу ликвидированных предприятий города и 4747 единиц хранения - более одного миллиона управленческих документов муниципальной собственности постоянного срока хранения: постановления, распоряжения администрации города Орла, решения городского Совета народных депутатов, акты проверок контрольно-счетной палаты, протоколы муниципальной избирательной комиссии, документы муниципальных организаций города. Все они состоят на Государственном учете и относятся к Архивному фонду РФ. В документах, находящихся на хранении в муниципальном архиве, отражены все основные моменты экономической, социально-политической и культурной жизни города.

Хронологические рамки хранящихся в архиве документов - с 1928 по 2023 год.

Деятельность архивного отдела управления документационной работы и информационных технологий администрации города Орла по хранению, пополнению и использованию Архивного фонда, повышению качества предоставляемых социально значимых услуг, в том числе с использованием информационных систем, в 2024 году была направлена на решение следующих приоритетных задач:

1. Управление архивным делом на территории города Орла в целях обеспечения сохранности ретроспективных информационных ресурсов города и обеспечение доступа к ним.

Всего в муниципальный архив в 2024 году принято и поставлено на учет 429 единиц хранения или около 150 тысяч архивных документов.

По утвержденному графику была проведена проверка наличия и состояния документов архива. Проверено 4 фонда (МУП ЖРЭО, ЗАО «Трактормаш», ОАО «Орелгазстрой», Объединенный фонд: МП г. Орла ателье «Малышка», МУП г. Орла «Городское агентство недвижимости», МУП г. Орла «Управление по эксплуатации нежилых помещений», МУП «Ремонтно-строительный участок») – это 1409 дел. В результате проведены мероприятия по реставрации документов. Улучшено физико-химическое состояние 36 дел. Утраты документов не выявлено.

2. Планомерное и своевременное комплектование архива документами постоянного хранения и документами по личному составу ликвидированных муниципальных организаций (предприятий).

В 2024 году на хранение в муниципальный архив поступили документы от ликвидированного муниципального предприятия – МУП г. Орла «Зеленстрой» (принято на хранение 33 дела или более 8000 документов).

На основании решения экспертно-проверочной комиссии Департамента культуры Орловской области от 16 октября 2024 года, в целях комплектования архива наиболее ценными документами, рекомендовано расширить список организаций - источников комплектования муниципального архива города Орла. Сотрудниками муниципального архива подготовлен и предоставлен на рассмотрение на заседании экспертно-проверочной комиссии Департамента культуры Орловской области пакет документов Благотворительного фонда «Вера и Возрождение» с целью его возможного включения в список организаций – источников комплектования муниципального архива.

В настоящее время источниками комплектования муниципального архива являются 8 организаций.

3. Оказание практической и консультативно - методической помощи организациям-источникам комплектования архива и ликвидируемым организациям (предприятиям) города.

Управлению муниципального имущества и землепользования, финансовому управлению, управлению образования, спорта и физической культуры, городскому Совету народных депутатов, контрольно-счетной палате и другим источникам комплектования архива в течение 2024 года оказывалась практическая и методическая помощь по формированию архива организации, формированию номенклатур дел, описей, подготовке документов для передачи в муниципальный архив.

Работниками муниципального архива оказывается практико-методическая помощь в подготовке документов, составлению описи дел по личному составу ликвидируемому предприятию МУП «Столовая № 30».

4. Исполнение архивных запросов юридических и физических лиц, а также консультирование по вопросам местонахождения документов организаций.

Наибольший удельный вес в использовании архивных документов занимает исполнение социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение (по состоянию на 01 декабря 2024 года исполнено более 1800 запросов). Муниципальный архив города Орла с 4 июня 2024 года предоставляет Фонду пенсионного и социального страхования Российской Федерации сведения, необходимые для пенсионного обеспечения граждан, посредством государственной информационной системы «Единая централизованная цифровая платформа в социальной сфере» (ГИС ЕЦП). Работу в системе ГИС ЕЦП осуществляем в соответствии с Временным порядком электронного информационного взаимодействия территориальных органов СФР с государственными и муниципальными архивами Российской Федерации и обучающими материалами.

Кроме того, запросы в архив поступают от граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, судебных органов, юридических лиц, по почте России, телекоммуникационным каналам (сайт архива, сайт администрации города Орла, портал Росархива, портал Госуслуг).

Все поступившие запросы оперативно исполняются в установленные законом сроки.

Архив регулярно осуществляет пополнение федеральной базы данных «Архивный фонд РФ». По состоянию на 1 декабря 2024 года в учетную базу данных федерального программного комплекса включено 100% фондов архива (всего 174 фонда) и 2108 заголовков архивных дел.

В 2024 году архивом рассмотрено, скорректировано и представлено на экспертно-проверочную комиссию Департамента культуры Орловской области 21 опись из них 9 описей дел, документов постоянного хранения и 12 описей дел, документов по личному составу, 1 номенклатура дел. Все документы утверждены ЭПК области.

В соответствии с действующим законодательством (федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации") текущее финансирование и материально-техническое обеспечение архива осуществляется за счет средств городского бюджета и позволяет соблюдать нормативные требования, предъявляемые к приспособленным под архив помещениям.

В «Орловской городской газете» ко Дню города была опубликована статья «Опора армии», в которой были использованы документы и фотографии архива.

На официальном сайте администрации города Орла создан и регулярно актуализируется раздел «Архивное дело».

В 2025 году в целях эффективного выполнения задач по хранению, пополнению и использованию Архивного фонда города, повышению качества предоставляемых социально значимых услуг деятельность архивного отдела управления документационной работы и информационных технологий администрации города Орла будет направлена на решение следующих приоритетных задач:

- сохранение документального фонда города Орла в интересах граждан, общества и государства;

- пополнение списка организаций – источников комплектования муниципального архива в целях его комплектования наиболее ценными документами;

- продолжение работы по укреплению материально-технической базы муниципального архива.