Представители ГК «Росатом» признают проект по внедрению электронного документооборота одним из лучших в Орле

Его планируется использовать как кейс для внедрения в остальных регионах, а руководитель команды — начальник управления документационной работы и информационных технологий аппарата администрации города Орла Ольга Трифонова пройдёт обучение в академии государственной корпорации (ГК) «Росатом».

Внедрение системы электронного документооборота — один из пилотных проектов, которые администрация Орла реализует в рамках программы «Эффективный регион» по производственной системе ГК «Росатом» (ПСР). В декабре 2019 года он успешно прошёл защиту перед главой администрации Орла Александром Муромским.

К документообороту в администрации Орла привлечены более 150 работников — программное обеспечение (ПО) установлено в приёмных и у руководителей структурных подразделений. При переходе на электронную форму их необходимо будет обеспечить современной оргтехникой (например, высокоскоростными сканерами), установить на компьютеры лицензированное ПО: ЭОС «Дело» и Microsoft Office.

Как отмечает Ольга Трифонова, на сегодняшний день выполнен значительный объём подготовительных работ. Лицензию ЭОС «Дело» обновят до конца месяца, а 24 марта объявят итоги конкурса на закупку трёх сканеров. Оставшиеся мероприятия будут выполняться по факту поступления денежных средств. Завершить переход на электронную систему планируется до конца года.

Сейчас документ доходит до исполнителя пять дней. С внедрением электронной системы этот срок сократится до двух дней. Таким образом, у работника будет больше времени на подготовку ответа, что положительно скажется на качестве.

Кроме того, оптимизируется рабочее время сотрудников, которые сейчас разносят документы по кабинетам. А ещё снизится потребление бумаги.

Процесс визирования документов будет осуществляться через планшеты, что также значительно сократит время подготовки ответов.